Een schoolfotodag kost een school ongeveer een dag aan rust. Of hij ook een dag aan werk kost, hangt bijna helemaal af van wat je in de weken ervoor regelt. Dit is de checklist die het verschil maakt.
Vier weken van tevoren: de planning
Maak samen met de fotograaf een dagindeling met de groepen op tijd. Niet globaal, maar echt: groep 1/2 om 8:45, groep 3 om 9:20. Leerkrachten die weten wanneer ze aan de beurt zijn, hoeven niet te gokken en de dag loopt niet uit.
Zet de kleuters vroeg. Kinderen van vier en vijf zijn om half negen op hun best en om elf uur op. Bovenbouw kan prima later. Dit ene besluit scheelt het meest aan gedoe.
Drie weken van tevoren: laat het weten aan ouders
Eén bericht in de nieuwsbrief of de schoolapp is genoeg, maar zet er de goede dingen in:
- De datum, en dat er niets betaald hoeft te worden.
- Dat ouders achteraf zelf bestellen, en dat bestellen niet verplicht is.
- Of er broer- en zusfoto’s gemaakt worden en hoe je je daarvoor opgeeft.
- Een korte tip over kleding. Effen werkt beter dan een grote print, meer daarover in kleding voor de schoolfoto.
Wat je niet moet doen: een formulier meegeven dat ouders moeten inleveren. Dat levert alleen maar zoekgeraakte briefjes op en werk voor de administratie.
Twee weken van tevoren: de ruimte
De fotograaf heeft een hoek van ongeveer drie bij vier meter nodig en een stopcontact. Een speellokaal, aula of leeg lokaal is prima. Waar je op let:
- Geen doorloop. Een gang waar de hele school langsloopt werkt niet.
- Liefst niet pal voor een raam met fel zonlicht.
- Een plek waar wachtende kinderen kunnen zitten zonder in beeld te staan.
- Kan de fotograaf dicht bij de deur uitladen? Bij een school in een oude binnenstad is dit het echte probleem.
Een week van tevoren: bijzonderheden doorgeven
Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt vergeten en het meeste verschil maakt op de dag zelf:
- Kinderen zonder toestemming voor beeldgebruik, en hoe jullie dat geregeld hebben.
- Kinderen die extra tijd of rust nodig hebben, of een vertrouwde begeleider erbij willen.
- Broertjes en zusjes over de groepen heen.
- Kinderen in gescheiden gezinnen waar afspraken over gelden.
- Groepen die die dag op excursie zijn of gymles hebben.
De dag zelf: wat je team moet doen
In het ideale geval bijna niets. De fotograaf bouwt op voordat de school begint. Leerkrachten brengen hun groep op tijd en gaan weer terug. Een klas is meestal binnen 30 tot 45 minuten klaar.
Wat wel helpt: één contactpersoon aanwijzen. Iemand die weet waar de fotograaf staat, die een groep kan halen als er tijd over is, en bij wie een leerkracht terecht kan. Dat is een half uur werk, verspreid over de dag.
Kinderen die niet willen
Die zijn er altijd. Dwingen werkt niet en levert een foto op waar niemand blij van wordt. Laat het kind later op de dag terugkomen, als het de fotograaf een paar keer heeft zien staan. Dat lukt meestal gewoon.
Na de fotodag: de inlogcodes
Dit hoort het enige te zijn wat de school na afloop doet: de codes uitdelen. Geen geld innen, geen bestellijsten, geen nabestellingen doorgeven. Ouders bestellen zelf online, en vragen over bestellingen gaan naar de fotograaf, niet naar de leerkracht. Lees hoe dat werkt op de pagina over bestellen.
Kinderen die ziek waren
Vraag je fotograaf hier vooraf naar, want het verschilt enorm. Bij sommige aanbieders wacht een ziek kind tot volgend jaar. Bij ons kunnen ouders langskomen voor een inhaalfoto, tegen dezelfde achtergrond als de rest van de klas, en dat kost niets.
Nog geen fotograaf voor dit jaar?
Een kennismaking duurt een half uur en verplicht tot niets.
Meer lezen: acht vragen om aan een schoolfotograaf te stellen, wat het de school kost, of hoe wij werken op een basisschool.