Een schoolfotograaf zoeken staat op niemands takenlijst tot het moment dat het moet. Meestal omdat er iets misging, omdat een contract afloopt, of omdat de MR ernaar vroeg. Dan wil je het snel en goed regelen, zonder dat het een project wordt.
Dit is hoe scholen het in de praktijk aanpakken, in vijf stappen, met de valkuilen erbij.
Stap 1: bepaal wanneer je wil fotograferen
Doe dit eerst, want het bepaalt hoeveel keuze je hebt. De meeste scholen fotograferen tussen september en november of in maart en april. Die weken zitten bij elke fotograaf het snelst vol.
Vuistregel: voor het najaar benader je fotografen uiterlijk in juni. Voor het voorjaar in januari. Zit je later, kijk dan meteen ook naar data buiten de piek. Een fotodag in oktober of in mei werkt net zo goed en geeft veel meer ruimte in de planning.
Stap 2: maak een lijstje van twee of drie
Meer heeft geen zin. Vraag rond bij collega-scholen in de buurt, want een aanbeveling van een school die er net mee gewerkt heeft zegt meer dan welke website ook. Zoek daarnaast op je eigen regio, niet alleen op het woord schoolfotograaf: de landelijke partijen staan altijd bovenaan, en dat zegt niets over de kwaliteit.
Zet er bewust een groot en een klein bedrijf naast elkaar. Die werken echt anders. Op zelfstandige of landelijke keten staat de vergelijking, inclusief wanneer een grote partij juist beter uitpakt.
Stap 3: vraag ze allemaal hetzelfde
Anders vergelijk je appels met peren. Er zijn acht vragen die het verschil laten zien: hoeveel tijd het je leerkrachten kost, hoe lang een klas duurt, of ouders iets te kiezen krijgen, wat er gebeurt met zieke kinderen, of de portretten voor het leerlingsysteem erbij zitten, hoe de privacy geregeld is, of je aan een contract vastzit, en wie er straks daadwerkelijk voor de klas staat.
De volledige lijst met de toelichting staat op een schoolfotograaf kiezen. Print hem uit en neem hem mee naar elk gesprek.
Stap 4: kijk naar echte foto’s, niet naar de mooiste vijf
Elke fotograaf laat zijn beste werk zien. Vraag daarom om een complete set van een klas: dertig kinderen achter elkaar, niet de vijf uitgekozen plaatjes. Daar zie je wat je echt krijgt.
Let op drie dingen: staat elk kind er ontspannen op of alleen het kind dat toevallig makkelijk lacht, is het licht op elke foto gelijk, en zien de klassenfoto’s eruit alsof iedereen erop staat of hangt er iemand half buiten beeld.
Stap 5: praat over de fotodag, niet over de foto’s
Hier gaat het meestal mis. De foto’s zijn bij vrijwel elke professional prima. Wat scholen achteraf frustreert is de organisatie: een dag die uitloopt, leerkrachten die enveloppen moeten uitdelen, ouders die de school bellen over hun bestelling.
Vraag concreet: wat moeten wij doen, op de dag zelf en daarna? Als het antwoord meer is dan “de groepen op tijd langs sturen en de inlogcodes uitdelen”, weet je dat het werk bij jouw team terechtkomt.
De valkuilen
Kiezen op prijs
Er is geen prijs. Vrijwel elke schoolfotograaf werkt gratis voor de school en verdient aan de bestellingen van ouders. Wie wel een dagtarief rekent moet dat heel goed kunnen uitleggen. Meer daarover op wat kost een schoolfotograaf.
Een contract van vijf jaar tekenen
Dat is prettig voor de fotograaf en lastig voor jou als het tegenvalt. Vraag of je per fotodag kunt boeken.
Wachten tot na de zomer
In augustus is iedereen al vol voor september en oktober. De school die in juni belt heeft keuze, de school die in augustus belt neemt wat er over is.
Denken dat overstappen ingewikkeld is
Dat is het zelden. Je zegt op wat er opgezegd moet worden en plant een nieuwe datum. Je hoeft niet te wachten op een natuurlijk moment: veel scholen stappen midden in een schooljaar over.
En daarna?
Als het goed zit, merk je er weinig van. De fotograaf komt, de dag loopt, ouders bestellen zelf en de school krijgt de klassenfoto’s en de portretten voor het leerlingsysteem. Volgend jaar bel je dezelfde persoon en is het in tien minuten geregeld.
Benieuwd hoe wij het doen?
Een kennismaking duurt een half uur en verplicht tot niets.