Werk je voor een stichting, vereniging of scholengroep met meerdere locaties, dan is de schoolfotograaf zelden een agendapunt. Tot het misgaat op een school en de klachten bij het bestuurskantoor terechtkomen.
Eén afspraak voor al je locaties scheelt tijd, en het zorgt ervoor dat ouders op school A hetzelfde krijgen als op school D.
Voor het bestuur en de scholen zijn er geen kosten. Geen dagtarief, geen reiskosten, geen minimumafname en geen aanbestedingstraject nodig. Ouders bestellen zelf achteraf en alleen als ze willen. Zie wat kost een schoolfotograaf.
Wat een afspraak op bestuursniveau oplevert
- Eén gesprek in plaats van tien. We spreken de werkwijze, de privacyafspraken en de planning in één keer door.
- Dezelfde stijl op elke locatie. Dezelfde achtergronden, dezelfde manier van fotograferen, hetzelfde bestelproces. Broertjes en zusjes op verschillende scholen staan tegen dezelfde achtergrond.
- Eén set privacyafspraken. Eén verwerkersovereenkomst, één antwoord op de vraag van de functionaris gegevensbescherming, in plaats van per school opnieuw.
- Een planning over het hele jaar. Niet alle locaties hoeven in dezelfde twee weken. Verdelen over najaar en voorjaar geeft elke school meer rust op de dag zelf.
- Eén aanspreekpunt. Gaat er ergens iets mis, dan hoeft niemand uit te zoeken wie hij moet hebben.
Hoe we het praktisch aanpakken
Kennismaking met het bestuur. Een half uur, op het bestuurskantoor of online. We laten zien wat er van een fotodag terugkomt en jij vertelt hoe de scholen verschillen.
Eén raamafspraak, en toch ruimte per school. De werkwijze, de privacyafspraken en de producten liggen vast. Een school met veel kleuters mag een ruimer schema, een school met een eigen identiteit eigen wensen rond beeld.
Een jaarplanning. Alle locaties in één overzicht, verdeeld over het jaar. Directeuren krijgen hun eigen datum en dagindeling.
Uitvoering per school. Elke locatie krijgt zoveel mogelijk dezelfde fotograaf, jaar na jaar. Dat is precies waarom we het team klein houden.
Aanlevering per school. De portretten in het formaat dat jullie leerlingsysteem vraagt, per locatie aangeleverd. Werken alle scholen met hetzelfde systeem, dan is dat één levering.
Privacy en de AVG voor een heel bestuur
Dit is meestal de eerste vraag van een bestuurskantoor, en terecht. Wat vastligt:
- Foto’s staan achter een persoonlijke code op een beveiligd platform, niet openbaar en niet vindbaar via Google.
- Er wordt geen beeld met derden gedeeld en geen beeld gebruikt voor eigen portfolio of website zonder aparte, uitdrukkelijke toestemming van ouders.
- Kinderen zonder toestemming voor beeldgebruik worden vooraf besproken, per locatie, en meegenomen in de opstelling van groepsfoto’s.
- Er is één verwerkersovereenkomst voor alle locaties. Bewaartermijnen en verwijderingsverzoeken lopen via één aanspreekpunt.
Zie ook de algemene voorwaarden en privacyregels.
Verschillende soorten locaties binnen één bestuur
De meeste besturen hebben niet alleen basisscholen. Per soort werkt een fotodag anders, en dat verwerken we in de planning:
- Basisscholen: klassenschema, 30 tot 45 minuten per groep.
- Kinderdagverblijf, peuterspeelzaal en BSO: meebewegen met slaapjes en dagritme.
- Middelbare scholen: doorstroom, pasfoto’s voor Magister of SOMtoday, examenfoto’s.
- Speciaal onderwijs en praktijkonderwijs: ruimer ingeplande tijd, prikkels laag, begeleider erbij.
Overstappen met een heel bestuur
Dat kan stapsgewijs. Veel besturen beginnen met twee of drie locaties, kijken hoe het bevalt en nemen de rest het jaar daarna mee. Dat is voor ons prima en voor jullie het kleinste risico. Er is geen contract dat je aan meerdere jaren bindt.
Twijfel je nog tussen aanbieders? Op zelfstandige of landelijke keten staat een eerlijke vergelijking, inclusief wanneer een grote keten voor een bestuur juist beter uitpakt.
Wie wij zijn
Schoolfoto Mevrouw is een klein, vast team van ervaren vrouwelijke fotografen, gespecialiseerd in het werken met kinderen. We werken door heel Nederland, met het zwaartepunt in Midden-Nederland, vanuit de studio in Culemborg. Onderdeel van Studio Shootable.
Een kennismaking plannen voor je bestuur?
Zet in het formulier bij opmerkingen om hoeveel locaties het gaat, dan komen we voorbereid.